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6 pasos para digitalizar el departamento de Recursos Humanos 6 pasos para digitalizar el departamento de Recursos Humanos

6 pasos para digitalizar el departamento de Recursos Humanos

Innovación | Lectura de 4 minutos

La digitalización del departamento de Recursos Humanos es uno de los pasos estratégico que debe tomar una empresa pues ahí es donde se "produce" el recurso más importante. Para considerar que un departamento de RRHH es digital debe tener la capacidad de manejar todos lo procesos operativos del departamento de forma digital de manera que puedan tomar desiciones en base a datos.

El departamento de Recursos humanos debe tener las herramientas adecuadas para realizar todo el ciclo de contratación de un nuevo talento. Desde la publicación de la vacante, la gestión e identificación de talento y almacenar los datos de quienes no son elegidos con la finalidad de realizar futuras contrataciones. Por supuesto también hablamos de la gestión del día a día como las políticas de incentivos o la formación, las ausencias, vacaciones o la monitorización del desempeño.

Digitalizar el departamento de Recursos humanos genera los siguientes beneficios:

Ahorro de tiempo: al contar con una herramienta de digitalización la información es más fácil de buscar por lo que el tiempo del departamento de RRHH puede emplearse en otras actividad y no en navegar entre una montaña de papeles.

Documentación más segura: lejos de lo que se cree de que existen más riesgos de perdida de información cuando esta está en la nube, la información en la nube permite mayor protección sobretodo de daños físicos.

Automatización de tareas: el departamento de Recursos humanos tiene que realizar muchas actividades que se repiten mes tras mes. Estamos hablando de pago de nomina, calculo de días trabajados, horas extras, vacaciones entre otros. Con la digitalización todas esas tareas se puede realizar de forma automática.

Capacitación de nuevos colaboradores: introducir a los nuevos colaboradores en la políticas, herramientas y procesos de la empresa es mucho más fácil cuando estos están digitalizados y nos es necesario repetirlo cada vez.

Evaluación más objetivo: con las herramientas adecuadas el departamento puede tener la información completa para medir el desempeño de los colaboradores sin caer subjetividades.

¿Cuáles son los pasos para conseguir esos objetivos?

Lo más importante al momento de dar el paso a la digitalización es asegurarse que se está implementado de forma correcta para que se pueda obtener los resultados esperados. A continuación te compartimos una serie de paso que toda empresa debe seguir para iniciar la digitalización del departamento de RRHH.

  1. Identificar los objetivos del departamento

    El propósito de porque se está invirtiendo en digitalización es la parte más importante y lo que ayudará a la empresa a definir objetivos claros, medibles y alcanzables para el departamento.

  2. Definir los requerimientos

    Especificar lo que se espera del proceso de digitalización ayudará a que los resultados puedan medirse de manera precisa. Entre estos requerimientos deben definirse la especificaciones técnicas y de diseño, es decir la lista detallada de características funcionales que tendrá la solución tecnológica.

  3. Involucrar al departamento de tecnología

    Si bien es cierto que el mayor beneficio lo obtiene el departamento de RRHH los colaboradores de tecnología son claves para lograr los objetivos. El conocimiento técnico del departamento de TI podrá ayudar a validar la viabilidad de los requerimientos a la elección del mejor proveedor para implementación de la digitalización.

  4. Elegir la herramienta adecuada

    El departamento de RRHH maneja muchas funciones donde influyen leyes locales que amparan a los trabajadores así que como beneficios que se ajustan de acuerdo al contrato que tenga cada colaborador por lo tanto se debe elegir una herramienta que permita este tipo de especialización. En casos donde interfieran muchas variables y que las herramientas existente no se ajustes a los requerimiento que se definieron en el paso 2, lo ideal es crear un software a la medida.

  5. Involucrar a todos

    Todos los colaboradores pueden participar en el proceso indicando que procesos de los que realizan actualmente para comunicarse con RRHH les gustaría hacer de forma digital y cómo creen que la herramienta debería solucionarlo. La opinión de todos enriquece en el proceso y trae muchas ventajas.

  6. Capacitar al personal

    El éxito final del proceso de digitalización ocurrirá cuando todos estén involucrados de igual modo y no solo los lideres de la empresa. Lo primero que debe ser digital son las mentes, esto es lo que realmente genera resultados.

Queda claro que la digitalización del departamento de RRHH no se trata de caprichos sino que es un proyecto que ya todas las empresa deberían empezar a implementar y transforma la forma en la que gestionan el talento humano.